Sotkuinen Gmail saa hulluksi – vinkit sähköpostin siivoamiseen

Gmail, minulla meni nyt hermot! Sähköposti, tuo kätevä nykyaikuisen työkalu ja työympäristö, jossa on mukava viettää aikaa. Ai että sentään! Ehkä olisi, jos olisi järjestelmällinen ihminen. Minä en ole tällaisissa asioissa.

Vietin vapaapäiväni aamusta lähes kaksi tuntia siihen, että siivosin kaksi Gmailin sähköpostilaatikkoani alusta loppuun. Kun aloitin, toisessa oli 1800 lukematonta viestiä ja toisessa 200. Viestejä oli toisessa sähköpostissa vuodelta 2012 asti ja toisessa vuodelta 2015 asti. Kumpikin sähköposti oli täynnä roskaa! En edes katsonut, paljonko viestejä oli, mutta taatusti yli 6000 ainakin vanhemmassa.

Toinen näistä on henkilökohtainen ja toinen blogin sähköpostini. Työpaikkani sähköposti on toki työvälineenäni aina kunnossa, mutta sinne ei tulekaan kymmeniä ja kymmeniä mainoksia viikossa.

gmail

Gmail täynnä turhia viestejä

Kumpikin sähköpostilaatikkoni oli ihan kaaoksessa, mikä johti siihen, että en toisessa meilissäni, joka ei ole työsähköpostini, aina edes reagoinut. Turhia viestejä tuli niin paljon, yli 90 prosenttia, että en taatusti huomannut kaikkia tärkeitä meilejä! Aloin vapaapäiväni aamuna katsoa, mitä sähköpostieni joukossa oikein oli.

Sähköpostini oli täynnä

  • Automaattisia ilmoituksia oman työalani avoimista työpaikoista kolmelta eri palveluntarjoajalta. Olen nämä tilannut jonkun viisi vuotta sitten.
  • Uutiskirjeitä yrityksiltä ja organisaatioilta.
  • Tarjouksia.
  • Tietoja uusista Wilma-viesteistä.
  • Tietoja pojan säbässä käytettävän treeni-ilmoittautumisen järjestelmästä.
  • Tietoja Facebookista, Google analyticsistä, Twitteristä…
  • Varausvahvistuksia kampaamo- ja lääkäriajoista.

Peru uutiskirjeet ja ilmoitukset

Tein näin:

  • Peruin kaikki työpaikkailmoitukset, koska en tarvitse niitä.
  • Peruin kaikki uutiskirjeet, joita en tarvinnut. Kirjeiden alaosassa on usein kohta, josta kirjeen tilauksen voi perua.
  • Laitoin Wilmaan asetuksen, että en saa niistä ilmoituksia, koska mobiilisovellus näyttää tiedon uudesta sisällöstä.
  • Tutkin lähiaikoina, saako muista sovelluksista ilmoitukset pois.

Poista turhat meilit

Poistin kaikki turhat meilit.

  • Ensimmäisenä menin sähköpostinäkymän oikeassa reunassa olevasta ratassymbolista asetuksiin ja asetin 100 viestiä näkymään kerralla.
  • Katsoin, mistä osoitteesta oli tullut paljon sähköposteja. Kirjoitin sivun yläreunassa olevaan laatikkoon lähettäjän nimen ja painoin enteriä. Valitsin neliöstä alta kaikki valituiksi. Kävin näkyvät 100 viestiä läpi ja otin ruksin pois niistä, mitkä halusin säästää. Klikkasin roskakoria.
  • Uuden sivun auettua poistin kaikki loputkin saman lähettäjän meilit, jos siis viestejä oli tältä lähettäjältä yli sata.
  • Kävin inboxista katsomassa muiden lähettäjien nimiä ja poistin samalla tavalla taas kaikki turhat. Oli hyvä fiilis huomata, että esimerki sanalla info tai noreply sai kerralla näkyviin ja poistettua monta sataa viestiä.
  • Klikkasin kansiota kaikki viestit ja katsoin, onko jäänyt vielä jotain, mitä haluan säästää.
  • Tyhjensin myös lähetyt-, luonnokset-, roskaposti- ja roskakori-kansiot.
  • Tyhjensin myös inboxin sosiaaliset verkostot ja tarjoukset-kansiot.
  • Ihan viimeisenä tyhjensin uudestaan roskakorin.
gmail

Yläreunan rattaasta aukeaa asetukset. Muuta 100 viestiä näkymään sivua kohti, niin siivoustyö helpottuu.

 

gmail

Yläreunan laatikkoon kirjoitettu sana ”info”, joka avasi valtavasti poistettavia viestejä. Laatikon alla olevaa pikkulaatikkoa klikkaamalla kaikki viestit tulevat aktiivisiksi ja ne voi siirtää kerralla roskakoriin.

Gmailin kansiot eli tunnisteet

Yksi tärkeimmistä asioista sähköpostin ja sen käyttäjän järjen hyvänä pysymisessä on kansioiden luominen. Gmailissa ei ole kansioita vaan tunnisteet. Näihin tunnisteisiin kannattaa siirtää tulleet meilit, niin tiedot ovat helposti saatavilla aina.

  • Vasemmassa palkissa lukee alhaalla Suurenna. Klikkasin siitä.
  • Ihan alhaalta löytyy Luo uusi tunniste. Tämä tunniste on sama asia kuin kansio. Klikkasin siitä ja kirjoitin Anna uusi tunniste -kohtaan uuden yläkansion nimen, esimerkiksi Työ.
  • Kun olin luonut monta yläkansiota, kuten Työ, Matkat, Harrastukset, Keikat, loin näille alakansioita. Ne luodaan ihan samasta paikasta. Anna uusi tunniste -kohtaan kirjoitin esimerkiksi tulevan matkani kohteen. Tämän jälkeen klikkasin Lisää tunniste kohtaan -kohtaa ja valitsin luettelosta luomani yläkansion Matkat. Näin matkakohde siirtyi alakansioksi Matkoille.
  • Menin takaisin inboxiin ja siirsin raahaamalla viestit oikeisiin alakansioihin. Esimerkiksi matkaan liittyvät liput ja varaukset siirsin oikeaan tunnisteeseen.
gmail

Klikkaa vasemmasta palkista kohtaa Suurenna. Luo uusi tunniste löytyy sivun alareunasta.

Siivoa Gmail, se kannattaa!

Nyt minulla on kaksi toimivaa Gmailin sähköpostia. Hetken. Yritän saada itseni poistamaan turhat viestit samantien tai edes kerran viikossa tai kuussa. En viiden tai seitsemän vuoden välein… Yritän myös siirtää meilit suoraan oikeaan kansioon eli tunnisteeseen. Kokeile samaa, niin elämäsi helpottuu, lupaan sen!

On aika siisti fiilis löytää yhdellä klikkauksella ne tunnin päästä alkavan keikan liput, joita ei sitten ole muistanut tallettaa minnekään eikä tulostaa…

Tsemppiä!

Kommentit

Jaa oma kokemuksesi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Lue seuraavaksi

Yhteistyössä